Trabalho Final - Check Out

Desembarque

Quem são vocês?

Nós somos as Titias - DTD - Rosana, Rosalina e Maria Arlinda. Somos alunas da disciplina Diplomática e Tipologia Documental do curso de Arquivologia - UNB-

Durante o semestre enfrentamos vários desafios relativos à disciplina a começar pela criação do blog, a escolha do tema e objetivo do grupo/blog que acabará de ser montado já pensando como iriam ser desenvolvidas as atividades relativo ao tema escolhido, visto que este tema teria que estar relacionado a oficina que iríamos apresentar no final do semestre. Esta proposta de trabalhar com o blog fez com que as atividades ficassem dinâmicas e ao mesmo tempo tivemos a oportunidade de compartilhar nosso aprendizado com outras pessoas, já que o blog é de acesso livre.

O tema escolhido pelo nosso blog foi o intercâmbio estudantil que já existe na UNB com outras Faculdades conveniadas em vários países. O desafio para nós foi relacionar o processo de intercâmbio com a diplomática e tipologia e a arquivologia.

Começaremos por explicar o que é Arquivologia e o que Diplomática e Tipologia documental. 

A arquivologia é a disciplina que estuda as funções do Arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda preservação e utilização dos arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Isso significa que dentro de cada arquivo existem diferentes tipos de documentos na totalidade do acervo. Para se compreender, organizar e recuperar a informação desses documentos o arquivista deve analisar cada documento.

Essa análise individual dos documentos é a Diplomática. É a disciplina que estuda a estrutura formal do documento e sua autenticidade. Essa estrutura formal analisada e definida dá ao arquivista a denominação ou espécie do documento.

Em posse dessa informação o arquivista vai compreender qual a função administrativa e arquivístiva daquele documento dentro da instituição em que ele foi produzido/ recebido.  A análise tipológica é a junção da espécie documental com a função de cada documento.

Essa junção da espécie e da função resulta no tipo documental. E que alguns teóricos também denominam como as séries documentais.

Essas séries documentais são essenciais para compreender a totalidade de um arquivo. Cada documento faz “sentido” quando relacionado a outros documentos da mesma série documental ou mesmo de diferentes espécies e séries documentais. A partir desses passos que se iniciam na análise diplomática é possível a organização de qualquer acervo arquivístivo.

Um dos trabalhos dessa disciplina foi  apresentar uma Oficina sobre o tema do nosso blog, logo, nosso tema foi o trâmite dos documentos para o processo de intercâmbio. A propósito: Trâmite é o caminho percorrido pelo documento desde sua criação, recepção até o cumprimento de sua função (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

Sendo assim, na oficina usamos quatro documentos. No entanto,  aqui escolhemos apenas um para montra uma análise diplomática e tipológica da Carta Admissão do aluno na Universidade. 

  Vamos analisar a Carta de Admissão usada na nossa OFICINA:

Suponhamos que esse documento estivesse corretamente preenchido com o nome do aluno, universidade do exterior, assinada e carimbada. Daremos um exemplo de análise diplomática e análise tipológica a seguir:

Um análise diplomática mínima seria assim:

Espécie: Carta de admissão de programa de intercâmbio
Suporte: Papel
Gênero: Textual
Forma: Original
Formato: Folha avulsa A4
Sinais de validação: Logotipo da universidade, número do carta, data, assinatura e carimbo
Configuração da informação: Logotipo ao centralizada no canto superior, tipo e número do documento canto esquerdo superior, Local e data no canto direito superior, título do documento centralizado, texto do documento (informação geral a ser transmitida), Nome, assinatura e carimbo da autoridade competente disposta centralizada ao final, nome da instituição logo abaixo do nome da autoridade,  ao pé da página e centralizado encontra-se o endereço e contato da instituição.

Na análise tipológica a seguir nós consideramos que o documento deve ser usado na embaixada do país estrangeiro em que o aluno vai viajar e por isso necessita de um visto especial de estudante para ser aceito no país. (Normalmente o documento original fica com o estudante e a embaixada fica com uma cópia no seu arquivo).

Uma análise tipológica mínima seria assim:
Espécie: Carta de admissão de programa de intercâmbio
Fundo: Embaixada do país da universidade de destino
Função: Petição de visto especial  para estudante
Tipo documental:  Carta de admissão de programa de intercâmbio para petição de visto de estudante

Esse mesmo documento em questão é obrigatório para preencher o Contrato de Estudo com o coordenador do curso na Universidade de Brasília, sendo assim, o mesmo documento vai ter OUTRA função.

 Viiiish Maria! Complicou? Peraí que as Titias explicam!

Vamos fazer OUTRA análise tipológica com o mesmo documento, Ok?!

Assim:

Espécie: NÃO MUDA! continua sendo... Carta de admissão de programa de intercâmbio

Fundo: MUDA! passa a ser da Universidade de Brasília

Função: MUDA! Autorização para preencher o Contrato de Estudo

Tipo documental: Carta de admissão de programa de intercâmbio de autorização para preencher o Contrato de  Estudos.

Nesse caso o mesmo documento vai ser arquivado em instituições diferentes, com funções diferentes!

Sacou?!
É isso!
Um beijo das Titias e tchau!

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

AAB/SP - ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Núcleo Regional de São Paulo. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 

BELLOTTO, H.L. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro, 4. ed. FGV, 2006.

LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: Antonio José Marques, Inez Terezinha Stampa. (Org.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo: Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, p.15-31.2012 Disponível em:<http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/> Acesso em 29 de jun. 2016.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.